2011年12月11日 星期日

管理委員會守則

                                                          
會議常規

1.會議日期
 (a) 將會議日期定每月的第二個星期三,但可按委員之要求作出彈性處理;
 (b) 將開會時間定為晚上800分至1030分;
 (c) 以上月份、日期、時間均為常規;如有修改,必須在對上一次會議商訂及表決。

2.在每次例會會議舉行前不少於七日或以前,秘書須將開會通知書(議程)及經主席審核之會議紀錄予各管理委員會委員(以下簡稱委員"),如委員有任何議程或動議須於會議前最少14天向主席提交。

3.有效會議之法定出席人數為管理委員會(以下簡稱管委會")總人數百分之五十或以上。

4.所有的例會會議紀錄在開會後十四日內完成,交予各委員查閱。倘委員在閱畢會議紀錄後,發覺有需要補充之地方,可在接著的七日內作書面更正,並須簽名作實;若不書面更正亦可在「通過上次會議紀錄時」提出修訂。確保在開會後28天內張貼各座大堂,供業主參閱。而所有的會議紀錄亦經管委會通過及主席簽名作實

5.主席宣佈會議之開始及終結,負責維持會議秩序及就各項會議議程有效地予各委員發言。遇上不守秩序或不禮貌的委員/列席者/在場人士,主席有權要求該等人士離場。

6.除得到管委會通過更改程序以外,會議時任何委員必須按照會議議程討論,否則主席有權終止其發言。

7.管委會屬下設多個功能小組,負責討論其所屬範圍事項。而小組一切決定,必須經由管委會通過,方為有效。小組需要以書面形式報告管委會及將會議紀錄交予秘書存檔。

8.凡出席委員均有發言權,唯發言前應先舉手,在得到主席示意後方可發言。主席有權終止發言,但須以公平原則及彈性處理委員發言次數不限。

9.倘在席委員發言,其餘人士應停止發言或談話。

10.倘委員未克出席管委會會議,亦不能委派別人代表委員身份出席會議。

11.各出席委員,如欲於會議內加插討論事項,可在「其他事項」之議程時間向會議主席提出,待其決定是否將該討論事項納入議題。

12.主席得負責一切對外團體溝通工作,事後在會上匯報;惟主席可就某項目上邀請其他委員處理。秘書得負責一切會務文書工作,惟秘書可就某項目上邀請其他委員處理。

13.若有需要,主席可於最少七天前通知各委員召開特別會議。另外,秘書在收到2名委員的要求後可於7天內通知各委員召開特別會議。

14.所有委員均須簽署出席簽到表。

15.根據建築物管理條例344章附表2管理委員會組織及工作程序第4(2)(C)條,連續三次不出席會議者,必須於會議上接納所提出的理由,方可繼續留任;如委員未有任何回覆,則可書面通知對方停任的安排,並進行補選工作。

16.管理委員會例會或特別會議所討論事項,除原有議程外,如果不涉及金錢項目,均可在會議中表決。

17.以上各項會議守則應以《建築物管理條例》為依歸。
18.於會議時間開始30分鐘後,出席委員仍未達致超過半數管理委員會成員人數的情況下,則由主席宣佈流會,而會議則順延7天或由主席另定日期舉行,時間、地點及議程則維持不變。

                                                             管理委員會會議旁聽守則

1. 管理委員會接受業主或授權其他人士代表列席旁聽例會或特別會議。

2.業主或住客進入會場前均須填報姓名及單位編號備核,若不填報者,將不獲准進入會場。獲授權人仕必須出示業主授權書方能列席旁聽。


3.會議進行中如要發言,必須得到主席或主持人同意及批准方可發言,每項議程可讓列席業主或住客發言而每位發言限時1分鐘,總時限為10分鐘。

4.所有列席人士均無表決權。

5.發言內容必須與議題相關,不得以無理人身攻擊,無事實根據誹謗言行,屢勸不聽,主席或主持人可禁止其發言及請離會場,並自負法律責任。

6.所有出席人士均須遵守上述守則或主席現場指示,如有人故意搗亂會議秩序,經主席諮詢大多數出席委員同意後,可即時終止會議。

7.經主席邀請或大多數出席委員通過,可准許其他人士進入會場列席

                                                                              財務守則

1.      物業所有財務運作必須符合<<物業管理絛例>>344章、大廈公契及香港法例的規定(:招標事宜、財務報告等)
2.      物業的日常營運,應按已審批的預算案及量入為出作原則。
3.      所有委員、居民及管理公司均可就採購事宜,提供承辨商及供應商供管委會作參考,但必需事先在常規會議中申報利益。
4.      管理公司及委員在進行公務時為本物業進行採購時,應以價亷物美為原則,所有購得物品及直接附帶之贈品及或優惠,均為管委會所有。
5.      司庫為財務小組的召集人,組長必須定期召開小組會議以商討有關法團財務事宜。
6.      財務小組需每月監控物業的財務狀況,而司庫必須於常規會議中向管理委員會報告所有支出及收入。
7.      財務小組可因應銀行提供利率的高低而建議管理委員會將法團金錢存放於不同銀行,有關調動必須經管理委員會會議通過。
8.      所有營運及法團的收入及支出記錄,管理公司必需備有正本(:每月財務報告及有關的明細表、銀行的月結單正本、每月憑支的單據等)於管理處存檔及供查閱。
9.     法團所有支票、存摺及月結單均由司庫保管

法團運作法則

1. 主席可授權司庫或秘書代表法團對外出信及處理屋苑事宜。

2. 以業主立案法團名義發出的信件為正式公文,所有正式公文均須由主席簽署及蓋印方才有效。

3. 法團印章及音帶交由現任秘書保管,直至卸任時交回管理委員會再適時轉交新任秘書。

4. 所有經主席與秘書同意公開張貼的通告/書信文件等(下稱文件),由交予各委員起計48小時後(方式可以電郵或入信箱),服務處必須於其後一天公開張貼。但各委員可於收到文件的48小時提出反對張貼或修訂,若反對張貼或同一修訂意見沒有超過半數委員聯署確認,該些意見則視作無效,公開張貼文件程序仍可繼續執行。

5. 除非有超過半數的委員發出反對意見, 否則所有經法團認可的電郵帳號發出的電郵均視作為法團的集體意見。

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